Возможность демонстрировать ваш продукт или услугу народной и/или деловой общественности является уникальным и эффективным инструментом и даже если, посетитель может не купить продукт немедленно, анкетирования участников выставки показывает, что большая доля посетителей приняли решение торговать со специфической компанией из-за влияния демонстрации этой компании на выставке.

Ключ к успешному опыту выставки должен быть готов, максимизируйте ваше время и место, доступное вам на выставке и рассматривайте работу выставки впоследствии.

Выбор события

Первый шаг в демонстрации или выставке – это выбрать событие, наиболее подходящее вашим потребностям. Есть широкий диапазон событий, проводимых в течение года, и вам необходимо выбрать выставку, которая соответствует вашей целевой аудитории и вашему бюджету. Руководители мероприятий должны снабжать вас всей информацией, необходимой вам для того, чтобы сделать правильный выбор. Когда информация у вас на руках, подумайте о следующих моментах, при принятии решения.

Является ли это мероприятие авторитетным и раскрученным?

Известное и хорошо прорекламированное мероприятие, более вероятно привлечет посетителей и даст вам больше шансов продвинуть ваши товары или услуги. Проверьте посещаемость предыдущих мероприятий, чтобы получить общее представление о числе посетителей и используйте это для сравнения с другими событиями.

Какие посетители и сколько рыночных лидеров присутствует?

Какие торговые организации поддерживают выставку? Как уже упомянуто, важным моментом является то, что вам нужно выбрать событие, которое привлечет людей и компании, которые соответствуют вашей целевой аудитории. Проверьте другие компании, которые осуществляют рекламную деятельность, спонсоров события и посмотрите на то, какие торговые организации будут присутствовать. Работают ли они на вашем рынке?

Какая пресса и СМИ присутствуют?

Появление прессы и средств массовой информации идет рука об руку с вышеупомянутым пунктом, относительно того, насколько событие раскручено. Удостоверьтесь, что мероприятие охвачено предпочтительными агентствами СМИ. Спросите руководителя мероприятия об охвате целевой группы, для общего представления. Остерегайтесь событий, где вы не узнаете компании, которые предоставляют свою информацию.

Что включено в стоимость?

Если вы действительно находите множество событий, на которых вы хотели бы присутствовать, убедитесь, что вы сравнили их, исходя из того, что вы получаете за вашу экспонентную плату.

Подготовка к выставке

Как только вы выбрали, на какой выставке присутствовать, следующим вашим шагом является подготовка всех договоренностей в течение дня, включая установку целей и задач на выставке, бронирование демонстрационного места, проектирование экспозиционного пространства, создание и снабжение полезными и содействующими материалами, а также подготовленным продовольствием, и если возникнет необходимость - транспортировкой и помещением.

Лучше всего назначать менеджера выставки, чтобы он следил за всеми договоренностями. Обязательством руководителя выставки будет консультировать и информировать персонал, работающий на этой выставке, заодно и устанавливать цели и планировать рекламную деятельность, наряду с презентациями.

Цели присутствия на выставке у разных компаний различные, и зависят от продвигаемого товара или услуги. Если определенный товар или услуга продвигается, то успех мог бы быть измерен числом продаж, сделанных потенциальным клиентам. Выставка также может быть использована, чтобы поднять примечательность компании на существующем или новом рынке. В этом случае, число подписанных контрактов может быть использовано, для измерения успеха.

Необходимо согласовать бюджет с директорами компании и затем придерживаться того бюджета, который необходим в зависимости от стоимости мероприятия. Это может включать не только стоимость выставочного пространства и транспортировки, продовольствия и помещения, как упомянуто выше, но также и безопасность, страхование, и стоимость всей работы, произведенной после мероприятия. Выясняя стоимость мероприятия, всегда задаются границы превышающим нормы издержкам. Что-то в районе 5% должно быть достаточно, чтобы выставочный план был хорошо организованным.

Всегда заказывайте ваше выставочное пространство, как можно раньше. Чем раньше вы его забронируете, тем более успешное место вы получите. В большинстве случаев лучшими местами являются либо один из центральных стендов, к которым посетители будут стремиться, либо те, которые находятся возле входа или выхода, где вы будете первым или последним экспонентом, которого видит посетитель.

Руководитель выставки и его персонал должны представить календарь хода выполнения работ для того, чтобы придерживаться курса всех договоренностей и важных для мероприятия дат. Начните планирование мероприятия, как можно раньше, не менее чем за 3 месяца.
В то время как идея того, что необходимо для дизайна стенда может быть рассмотрена компанией в целом - фактическая работа дизайна для стенда должна быть выполнена профессиональным проектировщиком, для гарантии того, что результат будет высокого качества. Если у вас не было опыта работы над дизайном, то несмотря на то, что ваши идеи могут казаться вам хорошими, обществу они могут показаться непрофессиональными, и это может ослабить воздействие вашего стенда и эффективности выставочного опыта.

Выставочные стенды обычно входят в одну из двух форм – огороженный участок, где вы стоите, спина к спине с другими экспонентами, и открытое пространство, где посетители могут смотреть на ваш стенд со всех сторон. Убедитесь, что выбрали стенд, соответствующий вашим потребностям. Нет никакого смысла вносить дополнительную плату за большой, центральный, открытый стенд, если вы не можете позволить себе заполнить его, или ваше обслуживание не гарантирует такого расточительства.

Тщательно проверьте размеры стенда с управленческим персоналом мероприятия, для того, чтобы не было никаких неприятных сюрпризов к наступлению дня выставки.

Заранее подготовьте информационные материалы и рекламные предметы. Оставляя их на последний момент, может привести к таким проблемам, что типографщики и изготовители не смогут сделать вашу работу вовремя.

Рекламные буклеты, визитные карточки, информация о ценах являются необходимостью. И опять-таки, удостоверьтесь, заставили профессионала делать дизайн для них.

Стимулирующие предметы открыты для воображения. Широкий ассортимент предметов – от рекламных ручек и блокнотов, до конфет и игрушек является доступным. Постарайтесь подумать о том, что было бы самым привлекательным, и что будет гарантировать сохранение имени вашей компании в мыслях покупателей.

На мероприятии

Подготовьтесь к мероприятию пораньше, чтобы гарантировать, что у вас есть обильный запас времени для решения любых проблем, типа проблем с дизайном, нехватки специального материала, и т.д.

Если выставка находится в другой стране, удостоверьтесь, что проверили таможенные формальности заранее, т.к. задержка на таможне может быть дорогостоящей для гладкого проведения мероприятия.

Устанавливая стенд, убедитесь, что он хорошо освещен и если необходимо, используйте дополнительное освещение. Темный, затененный стенд будет оказывать отрицательный эффект на посетителей.

Выбирая персонал, работающий над стендом, необходимо помнить, что люди, которых вы выбираете, будут решать судьбу мероприятия. Выберите самых харизматических и неотразимых личностей, которые есть у вас в компании. В то время как ваш стенд, ваши рекламные товары и специальные предложения будут привлекать посетителей до определенной степени, преобразование этих посетителей в клиентов или в потенциальных клиентов является небольшой частью того, что ваш выставочный персонал может сделать.

Дайте инструкции всему относительно целей, тактики разговора и личных обязанностей. Чем более организованный персонал, тем больше веселья будет на мероприятии.

Поскольку вы выставляете на продажу товары и услуги вашей компании, то важным является то, что знает посетитель о вас, о вашей деятельности, а также создание серьезного основания для использования вас в течение первых трех секунд разговора.

Удостоверьтесь, что персонал задает посетителям открытые вопросы. Вопросы, которые позволяют посетителям отвечать только «да» или «нет» не придадут хорошего продолжения разговора. Убедитесь, что язык вашего тела соответствует тому, что вы делаете – будьте позитивными, вежливыми, веселыми и постоянно сохраняйте контакт глаз.

Также важным моментом является расписание дежурств персонала для отдыха и прогулок. Ваш рабочий состав будет стоять весь день и вести беседу с обществом. Ничто не будет более обескураживающим, чем, если ваш персонал будет казаться уставшим и утомленным – их рекламный призыв будет менее восторженным и менее неотразимым. Расписание дежурств перемещается для того, чтобы не было более, чем 2 часа одновременно. Также, разрешайте вашему персоналу время гулять по выставке и посещать семинары. Это позволит им наблюдать за другими выставками и собирать советы на побудительных речах к посетителям.

Слишком много работников персонала на вашем стенде одновременно, может спугнуть посетителей, так что не забудьте сказать им, что во время перерыва нужно уходить со стенда. Удостоверьтесь, что личные принадлежности, такие как, куртки, сумки и еда убраны со стенда, для того, чтобы гарантировать максимальное воздействие и не выглядеть беспорядочными.

Если вы участвуете на выставке более, чем один день, убедитесь, что говорили с персоналом в конце первого дня и выяснили, какие тактики сработали, а какие нет.

После мероприятия

Преследуйте всех потенциальных клиентов, как можно скорее после окончания мероприятия. Определенно не позднее, чем через неделю. Вашей первой корреспонденцией к контакту должно быть письмо, подтверждающее вашу встречу с клиентом, и что вы обсуждали. Убедитесь, что поддерживали переписку с контактами для сохранения ценных заказов и увеличения возможностей получить прибыль на инвестированный капитал, от полученного вами опыта выставки. Может случиться так, что успех от выставки может прийти задолго после ее окончания, так что упорствуйте. Поддерживайте связь с контактами регулярной рассылкой пресс-релизов и предложений.