Автоматизация работы сотрудников HR — тренд последних нескольких лет. Когда часть работы рекрутёров выполняет специальное ПО, HR-отдел можно сократить почти на треть. Качество работы только улучшится, так как программы не устают, не ошибаются, не поддаются эмоциям и опираются на точные данные. Разумеется, не всю работу HR-специалистов можно передать алгоритмам. Как правило, компании автоматизируют бумажную работу, онбординг и часть обучения персонала, а также рутинные действия, не требующие участия специалиста.Рекрутёры, не расстраивайтесь, часть задач не заменит ни одна программа Зачем автоматизировать рекрутинг Обычно компания задумывается об автоматизации, когда хочет сэкономить бюджет. В среднем в штате компании, как правило, есть 1 менеджер по персоналу на 100 сотрудников и 1 рекрутер на каждые 10-15 вакансий. Используя ПО, можно сократить штат и, при этом, выполнять больше задач. Оплата специальной платформы и её наполнение обходится дешевле, чем зарплата сотрудников. К тому же, платформа не уйдёт в отпуск или на больничный, не потребует прибавки к зарплате и не перейдёт в другую компанию. Некоторые задачи специальное ПО выполнит эффективнее сотрудника. Например, алгоритм «не забудет» рассказать новичку о правилах компании и даст список нужных документов. Руководителю не придётся отвлекаться на адаптацию новых сотрудников. А HR-отдел не будет тратить время на выдачу справок и заполнение бланков. Всё это освободит время специалистов для более важных дел, требующих компетентных и взвешенных решений. Автоматизация обучения помогает повысить мотивацию. Наглядные и прозрачные системы рейтингов, возможность накопить баллы и потратить их на бонусы от компании повышает вовлечённость сотрудников. Как распределить задачи между роботом и человеком Как мы уже сказали, далеко не все обязанности рекрутёра и HR-специалиста можно автоматизировать. Какие функции обычно передают платформе? часть задач по подбору персонала, онбординг и адаптация новых сотрудников, часть образовательных задач и проверка знаний сотрудников, улучшение имиджа компании как работодателя. Разберём их подробнее. При подборе персонала можно проводить автоматическое тестирование для отсева кандидатов. Программа сама проверит правильность ответов и пригласит успешных соискателей на интервью. В случае отказа можно настроить автоматическую рассылку по e-mail. Это улучшит имидж компании в глазах кандидатов. Интервью можно провести в формате видеоконференции на той же платформе. Новые сотрудники могут получить доступ к платформе ещё до того, как им выдадут корпоративные доступы и обустроят рабочее место. Чтобы не терять время, они могут изучить правила работы, свои должностные обязанности и познакомиться с компанией через приложение в своём телефоне. Даже если новичок примет решение уйти из компании в первые недели, его обучение не обернётся убытками и впустую потраченным временем. Поскольку успех компании зависит от развития её сотрудников, время от времени им нужно проходить обучение и повышение квалификации. Благодаря автоматизации компании не придётся каждый раз выделять бюджет на тренинги и семинары. Достаточно один раз создать курсы и можно обучать с их помощью любое количество сотрудников. Курсы можно сделать самим из коротких видео, PDF-файлов, презентаций, изображений и текста. Сбор статистики и оценку результатов обучения сотрудников тоже можно доверить специальной платформе. Программа проанализирует данные и выдаст честный непредвзятый результат. Также можно оценить эффективность работы персонала на основе KPI. Опираясь на точные цифры можно вносить изменения в корпоративную учебную программу, принимать решение о премировании и повышении сотрудников. Как передать задачи рекрутёра специальному ПО Если раньше под автоматизацией понималось использование Excel-таблиц и CRM-систем, сейчас многие отдают предпочтение системам all-in-one. Такие платформы позволяют одновременно закрыть несколько задач, от подбора и обучения персонала до общения внутри команды и проведения внутренних конкурсов и опросов. Для того, чтобы начать автоматизацию, нужно выбрать платформу, установить её и наполнить собственным или приобретённым контентом. После этого можно передать ей часть задач рекрутингового отдела и HR. Рассмотрим возможности такой платформы на примере LMS Эквио. Установка занимает от двух дней, то есть можно сразу перенести часть задач в систему. Всю корпоративную баз знаний, включая контактную информацию, документы и инструкции можно хранить на платформе, место практически не ограничено. Руководитель сам назначает уровни доступа к этой базе для разных сотрудников. Создание одного урока занимает от получаса. Например, можно на платформу можно загрузить обучающее видео и предоставить к нему доступ. К видео можно добавить задания и тесты. Обучающие курсы можно создавать самим, загружая на платформу файлы в разных форматах. А можно воспользоваться уже готовыми курсами. Чтобы начать обучение, сотрудникам достаточно скачать приложение и открыть его в своём телефоне. Это делает обучение доступным для всех. Система рейтингов, накопительных баллов и магазин бонусов для сотрудников создают дополнительную мотивацию для обучения. Руководитель получает наглядный отчёт о результатах обучения и тестирования сотрудников. Также на платформе Эквио можно публиковать новости, обмениваться сообщениями, проводить опросы и конкурсы для сотрудников. Конечно, специальные платформы не заменят полностью рекрутёров. Всегда будут задачи, где требуется умение общаться и находить общий язык с кандидатами. Однако использование ПО упрощает работу специалистов по подбору кадров. Сокращая рутинные дела, платформа освобождает время и силы для более важных задач. Поэтому современным специалистам нужно учиться работать с подобными программами. К счастью, это не сложно и не требует технических навыков и дополнительного обучения. Автор статьи Алена Дорохина, эксперт в области EdTech